Aikatauluhaasteet – miksi IT-projektien arviot menevät metsään

Toimitusajan arviointi voi olla yksi kehittäjän hankalimmista työtehtävistä. Vaikka kokemusta olisi kertynyt vuosikaupalla, kaikkien muuttujien huomioiminen on haastavaa ja joskus jopa mahdotonta. Arviointi on kuitenkin tehtävä, jotta projektille voidaan määrittää aikataulu sekä arvio kustannuksista. Kehittäjät usein vitsailevat arvioiden nopalla heittämisestä, sillä niin satunnaiselta niiden mukaan toimiminen välillä tuntuu.

Onko realististen aikataulujen asettaminen vain kaukainen utopia? Vaatiiko se yliluonnollisia lahjoja? Yleensä arvioiden ensimmäinen kompastuskivi on, että projektin lopputavoite on hämärä. Miten tehdä tarkkoja arvioita työstä, jonka lopputuotekaan ei ole tarkka? Tällöin arvioinnissa voisi ottaa esimerkiksi jonkinlaisen liukuman aikavälille, jolloin tuote olisi hyvä olla toimitettuna. Muita haasteita ovat esimerkiksi odottamattomat tekniset ongelmat, toteutuneen ajan monitorointi suhteessa arvioihin, kommunikaatiovaikeudet, yllättävät muutospyynnöt asiakkaalta ja niin edelleen.

Kuinka sitten tehdä realistisempia arvioita?

Huolellista projektinhallintaa sekä suunnitelman tekemistä ei saa unohtaa, ja myös ketterien kehitysmallien mukana tuoma aikataulujen “ketteryys” tulee huomioida ja kommunikoida kaikkien sopijaosapuolten kesken jo ennen kuin projekti on aloitettu. Tuotetta tilatessa tulisi ottaa huomioon, kuinka kokeellinen projekti on ja kuinka monta erilaista palaa yritetään yhteensovittaa. Läpinäkyvä kommunikointi edesauttaa luottamuksen ja kumppanuuden syntymisessä, jolloin mahdollisista aikataulumuutoksistakin voidaan keskustella jo ennen kuin maito on niin sanotusti kaatunut.

Laadukkaan arvioinnin tekemiseen voi mennä aikaa, jonka voisi hyödyntää itse tekemiseen. Voi olla hankalaa löytää kultaista keskitietä ajankäytön ja arvion laadun takaamiseen esimerkiksi tutkimustyöllä. Ajankäytön prioriteetit olisikin hyvä olla sovittuna. Jos aikataulun luotettavuus on ensisijaisen tärkeää, sen määrittäminen tulee tehdä huolellisesti.

Onko kaikki osatekijät huomioitu?

Usein arvioinneissa keskitytään myös vain toiminnallisuuden toteuttamisen viemään aika-arvioon, vaikka uuden toiminnallisuuden saaminen konkreettisesti asiakkaalle näkyviin voi vaatia lisätyötä. Esimerkiksi toteutukseen, jonka tekemiseen on arvioitu 15 minuuttia, käytetty aika onkin lopulta kolme tuntia. Vaikka varsinaisen kehitystyön tekemiseen olisi mennyt arvioitu, lyhyt aika, ylimääräinen aika meneekin kehitysympäristön päivittämiseen, testaamiseen, kollegan koodiarviointikommenttien (code review) ratkaisemiseen, tarkentaviin kysymyksiin vastaamiseen ja niin edelleen. Nämä muut tarvittavat toimenpiteet voisi huomioida lisäämällä arvioihin marginaalia taikka tehdä erikseen tällaisiin hallinnollisiin tehtäviin tarvittava lisäaika-arvio.

Jos teknologia on uusi tai päivittynyt hiljattain, arvioihin voisi myös lisätä “oppimislisää” eli aikaa parhaan ratkaisun suunnitteluun sekä valitun teknologian dokumentaation tarkasteluun. Kehittäjän olisikin hyvä olla tietoinen omasta tietämyksestään ja kertoa, jos lisäajalle on tarvetta.

Joskus aikatauluarviot tekee eri kehittäjä kuin hän, joka toteuttaa projektin. Tämä on täysin ymmärrettävää, sillä eri resurssit ovat eri aikaan vapaana. Tällöin toteuttavan kehittäjän tulisikin projektin alussa käydä aikatauluarviot läpi ja päivittää niitä tarvittaessa omasta näkökulmastaan katsoen. Ymmärrettävästi tähänkin käytettävän ajan voisi käyttää kehittämiseen, mutta jos tavoitteena on mutkaton työskentely koko projektin ajan, kannattaa ainakin perehtyä siihen mihin on lupautumassa. Tällöin myös eri työtehtävien priorisointi helpottuu, kun tietää kuinka paljon aikaa kuhunkin osa-alueeseen on kaavailtu käytettävän.

Muistilista kehittäjälle

• Huomioi aikatauluarvioissasi kehitystyön lisäksi tarvittavat toimenpiteet, esimerkiksi työtehtäväkuvausten / tikettien, versionhallinnan ja eri palvelinten sivustoversioiden päivittäminen.

• Varmista projektinhallinnolta, kuinka paljon aikatauluarvioiden tekemiseen voi käyttää aikaa ja muistuta, että parempiin arvioihin tarvitaan myös tutkimustyötä.

• Tiedosta oman tietämyksesi taso. Jos tuntuu, ettet ole täysin varma kaikista uuden teknologian mahdollisista haasteista, kannattaa kysyä kokeneemmalta kollegalta tai lisätä arvioon “oppimislisä”.

• Jos osallistut projektiin, jonka aikatauluarvioita et ole itse tehnyt, tarkista ne ja mahdollisesti korjaa ne, jos ne eivät ole mielestäsi realistisia.

• Tehdessäsi kehitystyötä pidä myös aikatauluarviot mielessä ja kerro tiimillesi, jos jotakin odottamatonta tapahtuu, jonka vuoksi aikataulu saattaa venyä.

Aikatauluarvioista keskustellessa kannattaa muistaa, että ne ovat tosiaankin vain arvioita. Jos jokin menee eri tavalla kuin etukäteen oli ajatellut, ei ole aihetta paniikkiin!

Mitä muita keinoja on luoda täsmällisempiä arvioita? Mitkä ovat onnistuneen ja aikataulussa pysyneen projektin ainekset? Jaa meille twitterissä parhaat vinkkisi.