Oulun Yliopisto
Oulun yliopisto: Tehokasta viestintää koko organisaation voimin
Oulun yliopisto ja Exove ovat tehneet yhteistyötä yliopiston verkkokonseptin jalkauttamisessa ja verkkopalvelun sisällön laadun kehittämisessä vuoden 2017 alusta lähtien.
Oulun yliopisto on yksi suomen suurimmista yliopistoista. Vuonna 1958 perustetussa yliopistossa on n. 13 000 opiskelijaa ja 3000 työntekijää. Oulun yliopisto menestyy vuosi toisensa perään kansainvälisissä yliopistorankingeissa, ja kuuluu yliopistojen huippuluokkaan sekä Suomessa, että maailmalla. Exove on auttanut Oulun yliopistoa kehittämään digitaalista viestintäänsä vuodesta 2011 lähtien.
Yliopiston tieteellinen yhteisö koostuu lukuisista yksiköistä, joista useilla on myös omia viestintätarpeitaan. Oulun yliopiston verkkosivuston tulee sekä palvella jokaisen yksikön tarpeita, että pystyä koostamaan tietoa yhteen lukijalle helposti ymmärrettävällä tavalla.
Sivustouudistus
Tehokasta viestintää toimintamallin muutoksella
Laaja verkkosivusto laitettiin uuteen uskoon ohjausmallilla. Tuloksena opiskelijan näkökulmasta helppokäyttöinen kokonaisuus, josta löytää kaiken opintoihin tarvittavan tiedon yhdestä paikasta
Yliopiston verkkosivusto uudistui sekä ilmeeltään että rakenteeltaan kesällä 2016. Päivitettävän sisällön määrä oli laajassa organisaatiossa valtava ja sisällöntuottajia oli sadoittain. Uudistuksen yhteydessä luotiin suuntaviivat jatkuvalle viestinnän kehittämiselle:
-
Miten sisällöt pidetään laadukkaina, yhtenäisinä ja verkkosivusto konseptin mukaisina?
-
Miten tuetaan järjestelmän käyttöä ja oppimista?
-
Miten jalkautetaan ymmärrystä hyvästä verkkoviestinnästä?
Käytännössä sivustouudistuksen jalkautuksen yhteydessä luotiin työskentelymalli, joka on jäänyt elämään osana jatkuvaa verkkosivustokehitystä. Työskentelymallilla on tuettu mm. yliopiston tutkijoiden osaamista esittelevien tutkijaprofiilien luomista sekä opiskelijaviestinnän toimintamallien uudistusta.
Case: Opiskelijaviestintä uusille urille
Yliopiston verkkosivustokonsepti kehittyy jatkuvasti palvelemaan paremmin kohderyhmiään. Suurempien uudistusten yhteydessä kiinnitetään erityistä huomiota uuden konseptin jalkautumiseen ja käyttöönottoon. Hyvänä esimerkkinä toimii opiskelijoille suunnattu viestintäkokonaisuus, johon koottiin aiemmin hajautetusti eri sivustoilla sijainneet opiskelun ohjeet ja sisällöt yhteen. Samalla lähestymistapa muutettiin organisaatiolähtöisestä esittämisestä opiskelijan arkea koskettavien teemojen kautta viestimiseen. Uudistus koski sekä kaikkien opiskelijoiden yleisiä sisältöjä, että 8 tiedekunnan tutkinto-ohjelmia (myös oppiaineita ja koulutuksia) sekä muutamia muita yksiköitä, jotka tuottavat opiskelijoille sisältöjä. Jokaista pyydettiin kokoamaan ja uudistamaan opiskelijoille suunnatut sisältönsä, uudeksi yhdenmukaiseksi kokonaisuudeksi.
Exoven tiimi tuki uudistusta alusta loppuun – osion konseptoinnin ja teknisen toteutuksen jälkeen prosessiin kuului jatkuvaa tukea sisältöjen suunnittelussa ja syötössä sekä vanhojen sisältöjen siivoamisessa eri puolilta sivustoa. Tiimi toimi yhteistyössä tiedekuntien, tutkinto-ohjelmien ja muun yliopiston organisaation kanssa. Tuloksena on opiskelijan kannalta helppokäyttöinen kokonaisuus, josta kaiken opintoihin tarvittavan tiedon löytää yhdestä paikasta.
Viestintä uudistuu muuttamalla toimintamalleja
Oulun yliopistolla laadukas viestintä on keskeinen osa strategian toteutumista, ja viestintätaitoihin on päätetty panostaa. Exove on pyrkinyt auttamaan seuraavilla osa-alueille:
-
1
Miten laaja, itsenäisistä yksiköistä koostuva organisaatio tuodaan yhden strategian ja yhden verkkokonseptin alle?
-
2
Miten levitetään tietoa ja taitoja hyvästä verkkoviestinnästä organisaatioon?
-
3
Miten tuetaan organisaatiota muutoksissa ja uusien työtapojen käyttöönotossa?
Kun digitaalinen viestintä halutaan pyöräyttää uusille urille, on ulospäin näkyvien kanavien lisäksi tehtävä muutos organisaation omassa ajattelutavassa. Isossa yhteisössä muutos vie aikaa, ja yhteisten toimintamallien omaksumiseen tarvitaan tukea. Exoven klinikkamallilla tukea on pystytty kohdentamaan tarpeen vaatiessa niille organisaation osille, jotka sitä ovat tarvinneet.
Oulun yliopiston ja Exoven yhteistyömallissa verkkoviestinnän ja palvelumuotoilun asiantuntijat ovat osallistuneet sisältöjen konseptointiin ja niiden käyttöönottoon sekä tarvittaessa sparranneet verkkopalvelun käyttäjäliikenteen analytiikan kehittämistä ja saavutettavuuden edistämistä
Verkkokonseptin jalkautumista tuetaan koulutuksin, infoin ja tukimateriaalein. Uuden sisällön luomista helpottamaan tarjotaan valmiita sisältökonsepteja, jotka tukevat hyvän verkkoviestinnän toteutumista. Pala kerrallaan sivusto herää henkiin, ja viestijät saavat henkilökohtaista tukea arkeensa ja viestintätavoitteiden saavuttamiseen.
