Oulun yliopisto

Oulun Yliopisto: Dynaamiset, itse muokattavat pohjat helpottavat tuhansien työtä

Oulun yliopistoyhteisö on kansainvälinen niin opiskelijoiden kuin henkilökunnankin osalta. ”Meidän yhteisössämme on edustettuna yli 90 kansallisuutta, ja se on valtava rikkaus. Tiede on globaali juttu”, aloittaa Raisa Juntunen. Raisa työskentelee Oulun yliopiston viestinnän, markkinoinnin ja yhteiskuntasuhteiden tiimissä markkinoinnin suunnittelijana. Hänen lisäkseen tiimissä tekevät töitä viestintäasiantuntijat sekä varainhankinnasta, yhteiskuntasuhteista, alumnitoiminnasta ja hakijamarkkinoinnista vastaavat ammattilaiset.

Mitä HUBista löytyy?

Exove on luonut Oulun yliopistolle brändin- ja aineistonhallintaan kaiken käyttäjien kannalta tarpeellisen kokoavan palvelun, HUBin, jolle Oulun väki antoi yliopistomaailmaan sopivan nimen UniOulu Material Bank. Palvelussa aineistot on luokiteltu selkeisiin kokonaisuuksiin. ”Aineistokokonaisuudet on nyt helpompi hahmottaa, ja aineistoja on helpompi hakea ja löytää”, sanoo Raisa. Kuville, logoille, ohjeille, dokumenttipohjille ja dynaamisille eli muokattaville pohjille on omat, selkeät paikkansa.

”Yliopistoissa syntyy paljon sisältöjä ja järjestetään valtava määrä tapahtumia. Meidän viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisten yksi ydintehtävä on tukea eri rooleissa työskenteleviä yliopistolaisia viestimään laadukkaasti omassa työssään. Erityisesti visuaaliseen viestintään eri kanavissa tarvitsimme tueksi työkalua, josta löytyvät valokuvat ja muut visuaaliset aineistot, ja jokainen voi helposti tehdä tarvitsemiaan materiaaleja”, sanoo Oulun yliopiston viestintä- ja markkinointijohtaja Marja Jokinen.

”Eri käyttäjät tarvitsevat päivittäin arjen työssä hyvin erilaisia aineistoja”

Oulun yliopiston palveluun on annettu käyttöoikeudet kaikille 13 000 opiskelijalle ja 2900 työntekijälle. Palveluun on luotu eri käyttäjäryhmät: opiskelijat, työntekijät, adminit eli palvelun hallinnoijat, sekä myös Oulun yliopiston ekosysteemiin kuuluvat mainostoimistokumppanit ja valokuvaajat. ”Kaikki pääsevät sisään, tervetuloa! Meidän organisaatio on todella suuri, ja valtava määrä ihmisiä käyttää palvelua päivittäin. Ymmärrystä ja rohkeutta käyttöön me vain täällä viestinnässä jaamme ihmisille”, sanoo Raisa, jolla on upea palveluasenne. ”On kätevää, kun kaikki kuvaajatkin voivat ladata suoraan palveluun ja nimetä itse kaikki valokuvat, sieltä meidän väki sitten löytää ne.”

 ”Tiedeyhteisöille oman osaamisen esille tuomiseen”

Videoiden määrä kasvaa Oulun yliopiston markkinoinnissa. ”Uskon liikkuvan kuvan voimaan, opiskelijamarkkinoinnissa varsinkin, sillä luodaan hyvin brändiä. Akateeminen yhteisömme käyttää videoita tieteellisen työnsä ja osaamisensa esille tuomiseksi. Tiedekunnat ovat hyvin itsenäisiä ja käyttävät omatoimisesti palvelua. Sinne heille on tehty logoja ja laajennettuja kuvamaailmoja, jotta he voivat tehdä printtiin ja verkkoon omia materiaalejaan”, Raisa kertoo. ”Joskus materiaalia tulee tiedeyhteisöstä meille viestintään katselmointiin, sitten mietimme yhdessä parhaan toteutuksen. Meillä tehdään paljon kieliversioita, vähintäänkin suomi ja englanti ovat ne kielet, joilla pelataan aina”, Raisa sanoo.

Mitä ongelmia ja pullonkauloja työssä oli ennen Exoven luomaa palvelua? ”Aina on kiire. Aineistojen versionhallinta oli aina haaste, uusimmat versiot kun pitää tietenkin olla aina kaikilla heti käytössä. Ja onhan meillä massiivinen määrä aineistoja. Sekä eri käyttäjäryhmiä, joilla on eri tarpeet. Miten me tehtiin töitä ennen kuin oli Exove?” heittää Raisa leivänpäällis-mainosslogania mukaillen. ”Sitä ei onneksi enää tarvitse muistella. Nyt kun on niin kätevää tehdä töitä esimerkiksi dynaamisilla pohjilla”, sanoo Raisa.

Dynaamisilla pohjilla vain ideataivas on rajana

Mitä hyötyä Oulun yliopiston väki saa arjen työssä Exoven luoman palvelun käytöstä? Raisa kiittää työn helpottamisesta eniten ”dyniksiä”, dynaamisia pohjia. Ne ovat itse muokattavia, brändihallittuja aineistopohjia, kuten esite-, juliste- ja ilmoituspohjia. ”Meidän omilla dynaamisilla pohjilla koko valtava henkilöstömme voi itsenäisesti yhdistää kunkin tarpeensa mukaan materiaaleja eli tekstiä ja kuvia valmiisiin logollisiin ja brändi-ilmeellä vakioituihin pohjiin”, Raisa havainnollistaa. ”Aineistoa meillä on mittavasti. Pelkästään jo valokuvia meillä on 60-vuotisen historian aikana kertynyt valtavasti. Meillä on brändi-, henkilö- ja tiedekuvat erikseen. Exoven palvelun kuva-aineistojen ja muiden aineistojen selkeys on hyvä ja kaikkien työtä nopeuttava asia. Aineistoja on helppo tallentaa ja hakea.”

”Dynaamisia pohjia meidän tiedekuntien ihmiset käyttävät mielellään. Se on ymmärrettävää, koska tutkijat ovat hyvin kiireisiä, joten heidän apulaisensakin tekevät hommia dynaamisilla pohjilla.” Yhteistyö on voimaa! ”Meidän eri yksiköt, eikä siis vain tiedekunnat, tekevät myös töitä dynaamisilla pohjilla. Siellä luodaan itsenäisesti esimerkiksi esitteitä ja julisteita. Meillä näitä yksikköjä ovat esimerkiksi kielikeskus, tietohallinto, tilapalvelut ja entisille opiskelijoille suunnattu alumnitoiminta”, Raisa havainnollistaa.

Onko dynaamisilla pohjilla helppo tehdä töitä? ”Aloitus vaatii rohkeutta tehdä ensimmäisen kerran. Kun tekijä näkee suoraan palvelussa oman kätensä jäljen heti, onnistuminen kannustaa tekemään jatkossakin”, Raisa on huomannut. ”Itse tehden saa nopeasti valmista, visuaalisesti upeaa aineistoa, ja voi testata esimerkiksi eri otsikkoversioita.”

Millainen olisi tulevaisuuden unelma aineistonhallinnasta?

Raisalla on villi ajatus. ”Dynaamisia pohjia voisi olla käytössämme tulevaisuudessa vielä enemmän. Ja jospa ne voisivat lukea tarpeita ja mukautua tekijän tarpeeseen, silti aina brändinmukaisesti, se olisi unelmatilanne. Lisäksi olisi mahtavaa, jos palvelu aavistaisi ja ehdottaisi tekijälle suoraan, haluatko printtiin vai digiin, ja siitä sitten skaalaisi kuvat ja muut elementit oikeaan kokoon. Ja sepä vasta olisi AI:tä, kun tekoäly osaisi lukea jo ajatuksiakin!”