Vastuullisuutta ja kestävyyttä aineistonhallinnalla

Vastuullisuus ja kestävä kehitys ovat nykypäivää. Aikaansa seuraava pörssiyhtiö tuottaa vuosikertomuksen kylkiäisenä vastuullisuusraportin toiminnastaan ja sisällyttää kestävän kehityksen periaatteet luontevasti liiketoimintastrategiaansa. Vastuullisuus on selkeä kilpailuetu ja joillain aloilla se on jo muuttumassa hygieniatekijäksi eli perusvaatimukseksi, jota ei enää voi lakaista maton alle.

Vastuullisuus ja kestävä kehitys kattavat liiketoiminnan kaikki osa-alueet. Heppoinen viherpesu ei enää hämää valistuneita asiakkaita. Suurimman hyödyn saavuttavat yritykset, jotka uskaltavat olla läpinäkyviä ja kantavat vastuunsa niin ympäristöstä, yhteiskunnasta kuin työntekijöistään ja asiakkaistaan. Digitalisaatio on tässä kehityksessä hyvä renki. Edelläkävijät hyödyntävät jo sähköisiä ympäristöjään läpinäkyvyyden, kestävän kehityksen ja vastuullisuuden parantamisessa.

Digitaalinen kestävyys näkyy yrityksen arjessa esimerkiksi näin:

• Avoimuus ja läpinäkyvyys. Yritykset brändit ymmärretään julkiseksi omaisuudeksi. Asiakkaat kehuvat ja kritisoivat niitä julkisesti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, halusitpa tai et. Tuulimyllyjä vastaan on turha taistella. Keskitä ennemmin paukut brändi-imagon kehitykseen ja kestävien arvojen mukaiseen liiketoimintaan. Läpinäkyvässä ja eettisesti kestävässä liiketoiminnassa myös työntekijöitä arvostetaan.

• Ketteryys. Digitaalisesti kestävä organisaatio hyödyntää sähköistä alustaansa ja reagoi nopeasti asiakkaiden ja markkinoiden tarpeiden muutokseen. Digitaaliset työvälineet mahdollistavat asiakkaan kuuntelemisen herkällä korvalla ja tosiaikaisen vuoropuhelun. Ketterä toimija ehtii muuttuville apajille ensimmäisten joukossa.

• Verkostoituminen. Kaikkia osapuolia hyödyttävä ekosysteemiajattelu yleistyy. Huolella rakennetussa verkostossa jatkuvan yhteistyön tuomat hyödyt ekosysteemin sisäisille ja ulkoisille toimijoille ovat monissa bisneksissä kiistattomat. Tehokas verkostoituminen vaatii sähköisen alustan, jonka voi avata myös loppuasiakkaille.

• Selkeät päämäärät. Tunnistetaan, mitä hyötyä digitalisaatio tuo organisaatiolle ja keskitytään niiden saavuttamiseen. Turhat rönsyt leikataan pois. Kokeilukulttuuria vahvistetaan – se on kelpo työkalu, kun päämäärät ovat kirkkaana mielessä. Selkeä tavoitteenasettelu sekä tavoitteiden toteutumisen jatkuva seuranta ja mittaaminen ovat hyviä keinoja kestävän sähköisen ympäristön rakentamiseen.

• Työntekijöiden sitouttaminen. Työntekijät nähdään yrityksen voimavarana. Koko organisaatio työskentelee yhteisen päämäärän eteen. Yksittäiset työntekijät ymmärtävät roolinsa ja arvonsa osana kokonaisuutta sekä työnsä vaikutuksen muihin. He pystyvät tarvittaessa itsenäiseen päätöksentekoon. Digitaaliset työvälineet tukevat ruohonjuuritason päätöksentekoa ja koko organisaation avoimuutta.

Mitä tekemistä digitaalisella aineistonhallinnalla on tämän kaiken kanssa? Digitaalisesti vastuullinen toimija ottaa huomioon ympäristöön ja yhteiskuntaan liittyvät vastuunsa. Myös sosiaalinen ja taloudellinen vastuu ovat tärkeitä. Digitaalinen aineistonhallinta tarjoaa hyvät työvälineet ja toimintamallit tuottavuuden ja kustannustehokkuuden lisäämiseen yrityksissä. Samalla kohennetaan työn mielekkyyttä – rutiinien automatisointi tai nopeuttaminen vapauttaa työntekijöiden aikaa tärkeisiin työtehtäviin. Digitalisointi voidaan suunnitella niin, että se säästää ympäristöä – vähentää energiantarvetta, fyysisiä kuljetuksia tai materiaaliresursseja.

Rakenna yrityksestäsi digitaalisesti vastuullinen esimerkiksi näin:

• 1

  Hyödynnä datasi tehokkaasti. Kerran tuotettu tieto kannattaa hyödyntää mahdollisimman kattavasti. Avaa pääsy digitaaliseen aineistonhallintapalveluusi kaikille osapuolille ja opasta heitä tehokkaan tiedonkäytön periaatteisiin. Varmista tärkeän tiedon säilyvyys myös tuleville sukupolville – pitkäikäinen data säästää resursseja.

• 2

  Etsi uusia ansaintamahdollisuuksia. Mieti, miten sähköinen alustasi voisi muuttaa nykyistä bisnestäsi ja ole rohkeasti markkinahäirikkö. Huolehdi, että bisneksesi on taloudellisesti kannattavaa. Verorahoillasi tuet ympäröivää yhteiskuntaa ja parannat työntekijöidesi elämänlaatua.

• 3

  Liity edelläkävijöihin. Vastuullisuudesta tulee ennemmin tai myöhemmin perusvaatimus, jota asiakkaat edellyttävät palveluilta ja tuotteilta. Aloita harjoittelu nyt, niin saat etumatkaa kilpailjoihisi ja enemmän aikaa kehittyä siinä hyväksi. Ole läpinäkyvä, vastuullinen ja eettisesti kestävä.

• 4

  Ota asiakkaasi osaksi ekosysteemiäsi. Anna asiakkaittesi tarpeiden ohjata rohkeasti liiketoimintaasi. Ota heidät mukaan kehittämään parempia tuotteita ja palveluita, testaamaan ja arvioimaan niitä. Perusta päätöksesi tietoon, jota keräät ja analysoit jatkuvasti. Kerää suoraa palautetta sähköisesti ja huolehdi, että kasvokkain saatu tieto siirtyy myös sähköisiin järjestelmiisi. Kokoa data yhteen paikkaan koko organisaatiosi ulottuville.

• 5

  Tutki verkostoasi. Laske, missä ja miten asiat kannattaa tehdä. Prosessien ja resurssien optimoinnista hyötyvät kaikki osapuolesi. Tehokas sähköinen alusta helpottaa resurssien jakamista ja toimintatapojen yhtenäistämistä. Markkinoinnin ekosysteemissä tärkein yhteinen työkalu on digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä.

• 6

  Rakenna pitkäaikaisia asiakassuhteita. Siirrä fokus datanhallinnasta sähköisten alustojesi käyttäjiin. Älä heitä hukkaan kalliilla hankittuja kontakteja. Sitouta asiakkaitasi ja pyri ymmärtämään heidän tarpeitaan ja ongelmiaan entistä paremmin. Keskity asiakkaan koko elinkaaren mittaisen tuottavuuden kasvattamiseen. Säästät kaikkien resursseja.